Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, ou même gestionnaire, vous avez probablement entendu parler des contrôles internes. Mais savez-vous réellement l’importance que représente le contrôle interne dans votre organisation ? Êtes-vous conscient des risques que fait face votre organisation si ces contrôles sont inefficaces, voire inexistants ? Êtes-vous en mesure d’élaborer un processus de contrôle interne ?

Il est primordial pour chaque entreprise d’avoir d’excellents contrôles en place, sinon elle sera la proie de plusieurs escrocs. Les attaques peuvent autant provenir de l’interne que de l’externe. Elles peuvent être perpétrées par des employés comme par des hauts dirigeants ou même par des fournisseurs ou des clients. Par exemple, un employé insatisfait de son salaire peut vouloir voler des actifs ou même de l’argent, car il croit mériter une meilleure rémunération. Si l’organisation ne possède pas de contrôle efficace, celui-ci aura la possibilité de le faire. Le plus malheureux dans tout ça, c’est que cette fraude ne sera probablement jamais détectée.

Développer des processus de contrôles internes

Afin de contrer ce type de comportement, chaque entreprise doit élaborer un processus de contrôle interne, conformément aux cinq composantes.

L’objectif du contrôle interne est de diminuer les risques évalués à l’étape 2 du processus. Le risque de fraude est celui le plus souvent associé au contrôle interne. Bien qu’il soit toujours présent dans les organisations, il existe d’autres risques pour lesquels le contrôle interne est mis en œuvre. Nous avons pris le soin de vous l’expliquer dans l’article « Assurer la pérennité de votre entreprise grâce à la gestion de vos risques ».

En ce qui concerne les activités de contrôle, ils sont mis en place afin de prévenir ou détecter des transactions frauduleuses.

Les contrôles internes de prévention vont réduire les chances que le malfaiteur puisse exécuter des actes frauduleux. Si celui-ci parvient à les déjouer, il y aura des contrôles de détection permettant de révéler qu’un acte potentiellement frauduleux est survenu.

Parmi les contrôles, on retrouve la séparation des tâches. Ce dernier empêche un individu ou une équipe de pouvoir contrôler toutes les étapes clés d’une transaction. Ainsi, les employés auront des accès restreints et différents les uns des autres au logiciel de comptabilité. Il y a également des contrôles plus informatisés. Par exemple, un mot de passe pour chaque utilisateur qui doit être remplacé après une période fixe ou la sauvegarde de données sur un disque dur externe pour prévenir la perte de données.

De plus, un élément très important qui doit être implanté dans une organisation, mais qui n’est parfois pas considéré comme un contrôle, est le « tone at the top ». Une organisation doit mettre en place un code de conduite reflétant l’intégrité et l’éthique. L’application de celui-ci par les hauts dirigeants aura un impact majeur. Ces individus représentent la pierre angulaire de l’organisation, si ceux-ci adoptent des comportements intègres et éthiques, les employés seront forcément enclins à faire de même.

Comme vous pouvez le constater, il existe plusieurs activités de contrôles, certains sont généraux et ils s’appliquent à la majeure partie des entreprises, d’autres sont spécifiques à la réalité de votre organisation. Ainsi, un diagnostic personnalisé est important afin de pouvoir cibler les contrôles adéquats pour vous. Nous sommes en mesure de vous aider. Écrivez-nous!

Quiz

Êtes-vous en mesure de déterminer si les contrôles suivants sont de prévention ou de détection[1]?
A) Code de conduite
B) Ligne d’appel confidentiel
C) Formation des employés
D) Vérification par un superviseur
E) Contrôler l’accès aux actifs

[1] A) Prévention B) Détection C) Prévention D) Détection E) Prévention