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Nouveau projet d’audit de l’ARC : Dépenses relatives aux véhicules à moteur

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Cet article provient de notre survol trimestriel sur l’actualité canadienne, un bulletin publié par les cabinets canadiens membres de Moore Stephens Amérique du Nord. Ces articles s’inscrivent dans notre mission, soit devenir le partenaire par excellence de votre réussite en vous tenant informé de l’actualité.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) semble s’affairer à un nouveau projet : les dépenses relatives aux véhicules à moteur. Ce changement surprend puisque selon ses dernières communications, l’ARC proposait de rejeter les dépenses liées au véhicule personnel des propriétaires d’entreprise.

Selon les communications que nous avons reçues récemment, l’ARC s’attarde aux entreprises qui présentaient des dépenses à la ligne de frais de véhicule dans leur déclaration de revenus. L’ARC demandait habituellement les documents et renseignements suivants :

  1. Une liste détaillée des transactions du grand livre relativement aux frais du véhicule.
  2. Les factures des dix plus importantes dépenses encourues au cours d’un mois de l’année.
  3. Une liste des véhicules qui précise le nom des propriétaires des véhicules.
  4. La marque et le modèle des véhicules loués par l’entreprise.
  5. La répartition (en pourcentage) de l’utilisation personnelle et de l’utilisation professionnelle, ainsi qu’une copie du journal utilisé pour contrôler l’utilisation professionnelle et l’utilisation à des fins personnelles.
  6. Une explication de la façon dont l’entreprise traite l’utilisation professionnelle et l’utilisation personnelle. Par exemple, l’ARC demande si les dépenses ont été déduites ou remboursées ou si l’entreprise présente ces dépenses comme un avantage social ou comme des frais pour droit d’usage.

Il semble que les années 2016 et 2017 soient visées, lesquelles seront bientôt exclues.

L’un des problèmes auxquels les comptables sont le plus souvent confrontés est le fait que de nombreux clients ne tiennent pas les journaux de déplacements adéquatement. Par ailleurs, certains clients ont acheté des véhicules au nom du propriétaire et non au nom de la société, même si les dépenses sont déduites par la société. Autre problème : les seules pièces justificatives présentées pour dépenses sont des relevés de carte de crédit et non pas des factures ou des reçus. Ce pourrait poser problème puisque l’ARC a déclaré qu’elle n’acceptera pas les relevés de carte de crédit étant donné qu’ils ne fournissent pas suffisamment de détails. À ce jour, nous n’avons reçu aucune information de l’ARC stipulant que les relevés de carte de crédit ne seront pas acceptés, mais nous avons des raisons de croire le contraire.

Règles générales concernant les dépenses relatives aux véhicules à moteur

En général, les sociétés doivent respecter différentes règles selon le fait que le véhicule appartient à une personne ou à la société. Lorsque le véhicule appartient à la société, certains calculs concernant les avantages relatifs aux frais d’utilisation ou aux frais pour droit d’usage peuvent être exigés. Les avantages relatifs aux frais d’utilisation sont calculés au kilomètre pour chaque kilomètre parcouru à des fins personnelles (0,28 $ le kilomètre). Ce montant doit être inclus dans le revenu de la personne qui utilise le véhicule. Il faut également tenir compte des frais pour droit d’usage. Si le véhicule appartient à la société, ces frais s’élèvent à 2 % du coût initial du véhicule. Si le véhicule est loué par la société, ces frais représentent 2/3 des frais de location mensuels. Ces deux chiffres sont ensuite multipliés par le nombre de mois pendant lesquels le véhicule peut être utilisé pendant l’année. Une réduction des frais pour droit d’usage peut toutefois être appliquée si le véhicule est utilisé à plus de 50 % à des fins professionnelles et que moins de 20 000 km sont parcourus à des fins personnelles. Alors, les frais pour droit d’usage sont calculés au prorata en fonction de l’utilisation personnelle par rapport à l’utilisation totale.

Le défi pour bon nombre de clients et de contribuables est de bien tenir le journal de déplacements. Pour éviter de devoir consigner chaque déplacement dans un journal, la société peut verser une « indemnité raisonnable ». Selon les règles de l’ARC, une indemnité raisonnable est une allocation au kilomètre de 0,58 $ pour les 5 000 premiers kilomètres et de 0,52 $ pour chaque kilomètre supplémentaire. L’ARC exige de présenter le nombre de kilomètres parcourus chaque mois. Ainsi, les autres pièces justificatives et les reçus ne sont pas requis pour les frais d’utilisation réels.

Si une indemnité raisonnable est versée, elle n’apparaît pas sur le T4 de la personne et cette personne n’est pas tenue de la déclarer. La société déduit cette dépense comme une dépense relative à un véhicule.

À retenir : il faut s’assurer que les clients et les contribuables conservent suffisamment de documents pour justifier les dépenses relatives au véhicule.

Rédigé par Howard Wasserman, CPA, CA, CFP, TEP, de Segal LLP. Ce texte a été rédigé dans le cadre de notre survol trimestriel sur l’actualité canadienne, un bulletin publié par les cabinets canadiens membres de Moore Stephens, Amérique du Nord.

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