Depuis plusieurs mois déjà, les organisations sont fortement ébranlées par la crise sanitaire actuelle. Plan de contingence ou pas, les organisations ont dû revoir rapidement leurs méthodes de travail afin de poursuivre ou reprendre leurs activités. Pour la plupart d’entre elles, la pandémie aura provoqué des changements importants. En tant que gestionnaire, êtes-vous en mesure de dire si vos opérations se sont bien déroulées durant le confinement? Et aujourd’hui, votre organisation est-elle en mode solution ou toujours en mode réactif? Voici les questions à se poser pour poursuivre ses opérations sur le bon pied!
1. La performance
Vos employés ont-ils été performants pendant le confinement? Et en période de déconfinement?
- Oui
- Nous ne pouvons l’évaluer
- Non
2 et 3 : Plusieurs employés ont dû expérimenter, malgré eux, le travail à distance. Plusieurs éléments ont pu perturber leur rythme de travail habituel tel qu’un environnement moins propice au travail, la présence et la poursuite de la scolarisation des enfants à la maison, maladie ou décès d’un proche, etc.
Astuce : Votre organisation pourrait permettre une flexibilité d’horaire afin de permettre aux employés de gérer les situations professionnelles et familiales. N’hésitez pas, en tant que gestionnaire, à poser des questions pour comprendre les situations et les préoccupations de vos employés. Des formations sur le travail à distance peuvent également les aider à améliorer leur performance de travail. De plus, il est important d’effectuer un retour sur leurs fonctions pour qu’ils soient conscients de l’importance de leurs travaux et leur impact sur le processus en question et sur le flux de travail des autres!
2. Les opérations comptables et financières
Comment se sont déroulées les opérations comptables et financières pendant la crise?
- Mieux qu’avant la crise
- Aucun changement
- Paralysées
3 : Si vos opérations comptables et financières ont été paralysées pendant la période du confinement, il est possible qu’une grande partie, voir la majorité, de vos activités se déroulaient de façon manuelle et avec une documentation papier.
Astuce : Il serait primordial de revoir les processus pour réduire les impressions de documents à l’interne et si possible, les documents version papier provenant de l’externe. Priorisez l’utilisation des documents en format PDF afin de pouvoir accéder à distance à la documentation et accélérer le flux de travail au sein de l’équipe.
3. Les contrôles internes
Est-ce que les contrôles internes de votre organisation ont été maintenus durant la crise?
- Les contrôles ont été revus et resserrés
- Aucun changement
- Les contrôles n’ont pas été effectués
2 et 3 : Les mouvements du personnel (ex. vacances, mises à pied, congé maladie, etc.) ont pu causer l’arrêt de certains contrôles ou déverser une partie des responsabilités sur les employés encore en poste sans se préoccuper de la séparation adéquate des tâches. Les contrôles autrefois effectués manuellement ont pu également être éliminés, faute de savoir comment les effectuer autrement. En l’absence de contrôles, des erreurs ou des fraudes ont pu être commises.
Astuce : Conserver les documents en format PDF permet d’utiliser plusieurs outils pour autoriser, certifier ou valider les informations contenues dans les documents. Par exemple, les signatures, les tampons et les marques de pointage numériques peuvent vous aider à maintenir certains contrôles. Il serait important de revoir la séparation des fonctions et de maintenir la surveillance périodique des transactions et de la documentation afin d’identifier, le cas échéant, les irrégularités.
4. Le télétravail
Est-ce que votre organisation permettait le télétravail avant la crise?
- Oui
- Parfois
- Non
3 : Le travail à distance a été, pour plusieurs organisations, une obligation. Chaque employé est donc parti à la maison et a tenté tant bien que mal de poursuivre ses activités quotidiennes avec le matériel disponible (ex. téléphone, ordinateur, imprimante personnels) et le fonctionnement de vos processus habituels.
Astuce : Il serait pertinent de déterminer si le déploiement à long terme du télétravail serait possible pour votre organisation. Certaines activités peuvent-elles se faire à distance? Est-il nécessaire que certains employés soient physiquement au bureau? Si le télétravail est désormais encouragé, il serait pertinent de prévoir, en plus du matériel et de la structure informatique nécessaires, la séquence des différentes actions que chaque employé doit faire pour maintenir un flux de travail efficace.
5. Les communications
Avant la pandémie, votre organisation utilisait-elle des outils de communication autres que les courriels (ex. Teams, Skype, Zoom, etc.)?
- Oui
- Parfois
- Non
2 et 3: Le travail à distance a pu isoler les employés de votre organisation en limitant les échanges entre collègues et en interrompant le flux de travail. De plus, ceux-ci n’ont peut-être pas eu les rétroactions nécessaires au bon fonctionnement de leur travail. Un manque de communication a pu également altérer la qualité du travail.
Astuce : Il serait pertinent de déterminer si certains outils de communication pourraient être implantés (ou, le cas échéant, choisir celui qui est privilégié) au sein de l’organisation afin de favoriser les échanges, le partage de documents et de connaissances ainsi que de maintenir un flux de travail efficace et efficient.
Ce que nous devons retenir
L’impact de la COVID-19 s’est assurément fait ressentir dans votre organisation. La phase de déconfinement devient le moment idéal pour redessiner les processus ou même en créer des nouveaux afin de s’assurer qu’ils répondent aux besoins de l’organisation de façon soutenable et adéquate à long terme. Il vaut mieux être proactif que réactif !
Nous pouvons vous aider à revoir vos processus opérationnels en vue d’augmenter l’efficacité et l’efficience de vos ressources tout en y intégrant les contrôles internes requis. Discutons des meilleures options pour poursuivre vos opérations au bon rythme.
