Certains de vos employés canadiens vont-ils aux États-Unis pour fins d’affaires ? Par exemple, avez-vous des employés qui traversent la frontière Canado-Américaine dans le but de solliciter des ventes en participant à des foires commerciales ou pour aller rencontrer des clients ? Ou encore dans le but d’y rendre un service, en offrant de la formation ou en effectuant l’installation d’un produit chez un client ? Le cas échéant, des obligations fiscales américaines sont susceptibles d’être applicables.

Affectation d’employés aux États-Unis

Effectivement, un employeur canadien qui affecte temporairement un employé aux États-Unis devra effectuer les retenues à la source américaines dans la mesure où l’employé est imposable aux États-Unis sur son salaire gagné aux États-Unis.

Revenu imposable aux États-Unis

Selon la loi américaine :

Une compagnie canadienne qui affecte temporairement un employé aux États-Unis n’est pas tenu d’effectuer des retenus à la source américaine sur le salaire de ce dernier pour les services rendus aux États-Unis dans la mesure où :

1. le travail est effectué par un non-résident des États-Unis pour une ou des période(s) n’excédant pas, au total, 90 jours au cours de l’année d’imposition; et
2. le salaire total gagné aux États-Unis ne dépasse pas 3 000 $US.

Selon la convention fiscale entre le Canada et les États-Unis :

Toutefois, une compagnie canadienne qui affecte un employé aux États-Unis sans y avoir un établissement stable pourra bénéficier de la convention fiscale entre le Canada et les États-Unis.

Effectivement, dans une telle situation, l’employeur canadien pourrait se soustraire de l’obligation d’effectuer les retenues à la source américaine dans la mesure où la proportion du revenu gagné aux États-Unis par l’employé est inférieure à 10 000 $ par année.

Si ce revenu d’emploi de source américaine est supérieur à 10 000 $ par année, l’employeur peut tout de même être exempté de ses obligations de retenue à la source américaine si :

1. l’employé était présent aux États-Unis moins de 183 jours au cours d’une période quelconque de douze mois commençant ou se terminant au cours de l’année; et
2. le salaire de l’employé n’est pas pris en charge par un employeur américain ou par une compagnie canadienne ayant un établissement stable aux États-Unis.

Veuillez toutefois noter que cette exemption pourrait s’appliquer qu’au niveau fédéral seulement, les états n’appliquant pas automatiquement le bénéfice de la convention fiscale. Il est important de vérifier les règles fiscales de l’état où les services sont rendus.

Obligations de l’employeur et de l’employé

Formulaire 8233 « Exemption from Withholding on Compensation for Independent and Dependent Personal Services of a Nonresident Alien Individual ».

Même si l’employé est exempt en vertu de la Convention fiscale Canada / États-Unis, il doit dûment compléter les sections I, II et III du formulaire 8233, le signer et le remettre à son employeur et ce, si sa rémunération excède le seuil d’exemption de base de 3 000 $ fixé par l’Internal Revenu Service (« IRS »).

L’employeur, quant-à-lui, est tenu de compléter la section IV du formulaire 8233, le signer et le faire parvenir à l’IRS.

Cette déclaration de revenu personnelle divulguera les revenus salariaux gagnés aux États-Unis mais permettra de demander le bénéfice de la convention fiscale entre le Canada et les États-Unis afin d’être exempté d’impôt. De plus, dans certains cas, le formulaire 8840 « Closer Connection Exemption » pourrait être requis, afin d’éviter l’imposition aux États-Unis des revenus de source mondiale de l’employé, en raison de ses liens plus étroits avec le Canada.

Une personne qui ne produit pas les déclarations mentionnées ci-dessus s’expose à des pénalités imposées par l’IRS. Il est important de noter que le « U.S. Custom and Border Protection Service » (soit le service américain de douanes et de protection frontalière) et l’IRS sont actuellement à étendre leur capacité de collaboration par voie électronique. Un nombre croissant d’agents des services frontaliers commencent à poser des questions à propos de la production de déclarations de revenus.  C’est pourquoi les règles fiscales de conformité expliquées dans le présent Bulletin Fiscal devront être respectées à l’avenir et ce, afin d’éviter une restriction de passage aux douanes américaines pour les employés canadiens ainsi que les pénalités qui s’imposent.

Vous pouvez communiquer avec un des membres de notre équipe de fiscalité internationale pour toute question relative à cette note fiscale.

Le présent bulletin d’information sur l’affectation d’employés aux États-Unis, publié par Demers Beaulne, traite de questions de fiscalité internationale touchant les Canadiens et les non-résidents. Il est de nature générale et a pour objectif de traiter des questions transfrontalières dans le domaine de la fiscalité. Veuillez noter que le présent bulletin ne doit pas remplacer les conseils d’un professionnel.

L’équipe des services de fiscalité internationale de Demers Beaulne est en mesure de dispenser des services- conseils sur les questions de fiscalité internationale, d’un point de vue canadien ou international, notamment en acquisitions transfrontalières et restructurations, financement, stratégies de rapatriement et de sortie, services aux expatriés, services d’observation fiscale et déclarations fiscales américaines et canadiennes.