La fonction de l’approvisionnement est un maillon stratégique. Nous avons, pour plusieurs d’entre nous, vécu quelques surprises au niveau de l’accès à certains produits lors des dernières années, alors que nous avions tenu pour acquis que ces produits seraient disponibles en tout temps.
La fraude en entreprise peut prendre plusieurs formes, dont la fraude à l’approvisionnement, qui englobe un ensemble de stratagèmes : du détournement d’actifs, des trucages et des falsifications d’appel d’offres (collusion, corruption), des marchandises livrées ou non conformes (produits contrefaits), de la fausse facturation, etc.
Les pertes liées à la fraude atteignent un nouveau record historique au Canada en 2023, tel que mentionné sur le site du Centre antifraude. La fraude à l’approvisionnement ne fait pas exception.
Pour faire face à la pandémie de COVID-19, de nombreuses organisations et agences gouvernementales ont pris des décisions rapides à propos de l’octroi de prêts, de subventions et de contrats avec des partenaires commerciaux potentiels. Par conséquent, les processus d’approvisionnement public et les cadres juridiques pourraient ne pas avoir été suivis aussi rigoureusement qu’à l’habitude, entraînant une baisse de la qualité des biens obtenus, des prix abusifs, des factures gonflées, la participation de fournisseurs inexpérimentés et une incapacité générale à s’approvisionner.
Quels sont les risques pour votre entreprise?
Les risques pour votre entreprise sont :
- Des pertes financières;
- Une atteinte à la réputation;
- Des frais relatifs aux enquêtes et aux poursuites.
Exemple 1 : des fournisseurs de confiance
Une enquête a été réalisée concernant certains produits médicaux dont la commande avait été faite en situation d’urgence, mais dont la livraison à bon port tardait. Un fournisseur, œuvrant dans un autre secteur d’activité, s’était manifesté en promettant d’effectuer rapidement la livraison des produits correspondant aux besoins. Étant donné l’urgence de la situation, les factures avaient été approuvées et acquittées, et ce, avant l’arrivée des produits.
Or, ledit fournisseur n’avait ni les contacts, ni les équipements nécessaires pour respecter les termes de son engagement. L’enquête a révélé que les matériaux requis n’avaient jamais été achetés. La compagnie intermédiaire qui gérait la transaction a confirmé que la commande des matériaux n’avait jamais été faite par ce fournisseur.
Astuces :
- Nouez des relations à long terme avec vos fournisseurs de services et de biens (connaissance); et
- Effectuez périodiquement une vérification diligente de vos fournisseurs ainsi qu’une vérification pour tous les nouveaux fournisseurs.
Exemple 2 : des prix abusifs ou une facture gonflée
La situation des prix abusifs ou de la facture gonflée est plus commune. Le fournisseur d’une organisation facture un montant plus élevé au client, et ce, sans fournir la qualité des produits en contrepartie des prix inscrits sur la facture, ou sans fournir la quantité facturée. Par exemple, il peut s’agir de matériaux usagés qui sont facturés au prix des matériaux neufs. Le fournisseur augmente ainsi son profit, au détriment de l’organisation qui se retrouve rapidement avec un manque à gagner.
Astuces :
- Utilisez de la technologie qui peut vous aider à analyser les données pour repérer toute anomalie, comme des augmentations soudaines des quantités ou du prix d’un produit et/ou des retards de livraison;
- Planifiez vos achats selon vos besoins; et
- Vérifiez dès la réception des produits la qualité et la quantité reçue, afin d’identifier le plus tôt possible ces cas d’erreurs ou d’irrégularités.
Exemple 3 : la facturation de services non rendus
La même situation peut également se produire pour la facturation de services non rendus au client. Le fournisseur facture plus d’heures qu’il en a réalisées réellement pour un projet, ou il ajoute sur la facture des heures pour des employés fantômes. Une organisation a enquêté une situation similaire pour laquelle il s’est avéré que des stratagèmes de collusion, de trucage d’appel d’offres et finalement de fausses factures émises au niveau des travaux rendus avaient été décelés.
Astuces :
Assurez-vous d’avoir un processus d’approbation des fournisseurs. À noter que pour certains fournisseurs, entre autres pour ceux qui ont accès à vos données, une enquête de sécurité pourrait être une bonne option pour tester la probité de ces derniers.
Quelques bonnes pratiques contre la fraude en approvisionnement
Voici quelques bonnes pratiques contre la fraude liée à la chaîne d’approvisionnement, pour lesquelles l’équipe de Services-conseils de Demers Beaulne peut vous supporter :
- Instaurer une politique d’approvisionnement bien définie avec des pouvoirs de délégation selon les niveaux hiérarchiques de votre organisation;
- Effectuer une surveillance sur la variation de vos coûts des marchandises; et
- Préparer et diffuser une formation aux employés sur les risques liés à l’approvisionnement, ce qui demeure toujours un excellent moyen de prévention.
De plus, n’oubliez pas :
- D’effectuer une surveillance adéquate des employés intervenant dans le processus de paiements des fournisseurs;
- D’instaurer des méthodes de surveillance du nombre de contrats octroyés à un fournisseur, afin d’identifier les cas pour lesquels la valeur d’un contrat aurait été divisée en plusieurs contrats pour éviter par exemple les approbations d’un supérieur; et
- De faire signer aux gestionnaires jouant un rôle décisionnel dans l’octroi et dans la gestion de contrats importants pour votre organisation, des formulaires qui confirment l’absence de conflit d’intérêts avec le fournisseur.
Selon le rapport de l’Association of Certified Fraud Examiners, il existe une corrélation entre les mesures de surveillance en place dans l’organisation et la réduction :
- Du montant des fraudes;
- De sa durée de perpétration; et
- Du délai écoulé avant de la détecter.
Soyons alertes et prenons collectivement des mesures pour réduire l’incidence de la fraude avec :
- Une évaluation des risques inhérents;
- Une vérification diligente relative aux fournisseurs; et
- Une gestion des conflits d’intérêts.
LES SERVICES-CONSEILS DE DEMERS BEAULNE
Quels sont vos risques liés à l’approvisionnement?
Nous pouvons vous assister pour effectuer une analyse de risque, pour procéder à une détection proactive et pour instaurer des contrôles internes afin de réduire les pertes liées à ce type de fraude.
N’hésitez pas à communiquer avec nous.
