Article rédigé par Amy Duncan, CPA, CGA chez DMCL, dans le survol trimestriel sur l’actualité canadienne, un bulletin publié par les cabinets canadiens membres de Moore Amérique du Nord. Cet article portant sur la comptabilité infonuagique, s’inscrit dans notre mission, soit devenir le partenaire par excellence de votre réussite en vous tenant informé de l’actualité.
En tant que comptables, nous avons l’habitude de travailler dans le passé. Nous partons du principe que les informations historiques, qu’il s’agisse d’états financiers ou de déclarations fiscales, sont très importantes pour nos clients, car elles sont utilisées dans des cas critiques tels que le financement bancaire et la création de points de référence pour les opérations. Cela dit, si vous êtes propriétaire d’entreprise ou décideur, vous souhaitez également avoir accès à des renseignements en temps réel qui vous permettent de prendre des décisions financières en toute connaissance de cause, à tout moment et en tout lieu.
Voilà où la comptabilité infonuagique entre en jeu. Depuis une dizaine d’années, les logiciels de comptabilité infonuagique chamboulent le secteur de la comptabilité, nous permettant de fournir à nos clients des données actualisées au moment et à l’endroit où elles sont le plus utiles. Si vous croyez que vous et votre entreprise pourriez en profiter, voici quelques raisons supplémentaires qui vous feront envisager le transfert de vos services de comptabilité dans le nuage informatique.
Gestion et organisation des documents
Les solutions logicielles infonuagiques font office de couteaux suisses pour votre entreprise; elles font bien plus que simplement stocker des informations hors site. Prenons l’exemple des audits. La comptabilité infonuagique regroupe soigneusement tous les documents nécessaires à un audit réussi, en les organisant dans un format plus accessible qui facilite grandement la vie de vos auditeurs. Les petites entreprises peuvent aussi espérer en finir avec les piles de documents encombrantes : le stockage infonuagique permet d’économiser de l’espace et de conserver vos documents en toute sécurité à coût raisonnable.
Protection des données
Les fonctions de sécurités intégrales comprises dans la plupart des plateformes infonuagiques peuvent littéralement agir en bouées de sauvetage pour votre entreprise. En effet, outre la gestion de l’accès et des autorisations des utilisateurs restreignant l’accès aux renseignements financiers confidentiels aux seules personnes autorisées, elles proposent également des plans de reprise après sinistre intégrés, en stockant vos données sur des serveurs sécurisés à distance, souvent situés à plusieurs endroits. Vos données financières sont ainsi à l’abri des catastrophes naturelles ou numériques telles que les incendies, les inondations ou les surtensions, et peuvent être rapidement restaurées à partir du nuage en cas d’urgence.
Il va sans dire que les développeurs de plateformes de comptabilité infonuagique modernes et réputées investissent massivement dans la cybersécurité de leurs produits. En plus de méthodes de chiffrement et de pare-feu de pointe, ces entreprises emploient des équipes de surveillance qui signalent les problèmes potentiels et qui sonnent l’alarme dès les premiers signes d’activité suspecte ou de tentatives d’accès à vos données.
Intégration des systèmes
Lorsqu’il s’agit de comptabilité infonuagique, l’intégration est le mot d’ordre. Ces plateformes sont conçues pour se connecter sans heurt à une variété d’outils et de systèmes d’entreprise, maximisant ainsi l’automatisation et la précision de vos processus financiers. Par-dessus le marché, la possibilité de lier votre compte bancaire directement au logiciel est une autre caractéristique d’intégration importante. Cette intégration permet l’importation automatique des transactions, ce qui élimine la tâche fastidieuse de la saisie manuelle des données et facilite les rapprochements bancaires.
Les plateformes de comptabilité en nuage reconnaissent également votre besoin de flexibilité, notamment pour effectuer des paiements aux fournisseurs ou pour facturer les clients. À ce titre, elles offrent la possibilité d’incorporer des capacités de facturation électronique directement dans vos systèmes. À partir d’une seule plateforme, vous pouvez envoyer des factures par courriel, accepter des paiements en ligne, établir des fiches de paie et même effectuer des paiements aux fournisseurs.
Grâce aux mises à jour logicielles régulières, ces plateformes intègrent les taux d’imposition et les renseignements les plus récents, ce qui garantit l’exactitude de vos paiements et la conformité de vos opérations sans l’achat de mises à jour annuelles.
Intégration de l’IA
Mais ce n’est pas tout! Les logiciels de comptabilité infonuagique tirent parti de la puissance de l’IA pour révolutionner les pratiques comptables. Grâce aux algorithmes d’IA, ces plateformes peuvent en outre prédire et suggérer le codage approprié pour les transactions, ce qui facilite plus que jamais vos tâches comptables. En examinant des modèles et des données historiques, le logiciel gagne en précision dans le codage des transactions, ce qui réduit le fardeau d’intervention manuelle et accélère le rapprochement.
Une équipe de comptabilité infonuagique expérimentée peut vous aider à mettre en œuvre et à déployer un logiciel en nuage, vous assister dans les rapprochements et même agir de comptable infonuagique hors site. Si la comptabilité infonuagique semble convenir à vous et à votre entreprise, demandez conseil à votre comptable agréé pour vous lancer.
