Article rédigé dans le cadre du mois de la fraude, lequel a lieu en mars chaque année. Nous souhaitons vous tenir au courant de toutes mesures pouvant être pertinentes ou nécessaire pour votre entreprise.
Lorsqu’il est question de gestion des risques de fraude, il s’agit en fait de faire l’évaluation du risque aux divers types de fraudes auxquels votre entreprise est vulnérable, autant à l’interne, qu’à l’externe. La gestion des risques de fraude en entreprise revêt donc une importance cruciale pour garantir la sécurité financière et la réputation de l’organisation. La gestion proactive de ce risque est plus que conseillée et elle permet aux entreprises de développer une approche structurée et définie dans le cas d’une exposition à des activités frauduleuses. Elle implique l’identification, l’évaluation et la mitigation des menaces liées à la fraude, qu’elles soient internes ou externes. En tant qu’entrepreneur, elle vous permet également d’effectuer des activités de prévention de la fraude auprès de votre personnel et de détecter les personnes mal intentionnées.
Pour ce faire, les entreprises mettent en place des systèmes de contrôle interne rigoureux, tels que la séparation des tâches, les autorisations hiérarchiques et la surveillance continue des transactions financières. Les technologies modernes, comme l’analyse de données et l’intelligence artificielle, jouent un rôle de plus en plus important dans la détection précoce des schémas de fraude complexes. En outre, la sensibilisation des employés aux risques de fraude, à travers des programmes de formation et de communication, renforce la vigilance collective et contribue à prévenir les incidents de fraude. En somme, une approche proactive et intégrée de la gestion des risques de fraude permet aux entreprises de sauvegarder leurs actifs, de maintenir la confiance des parties prenantes et d’assurer une pérennité dans un environnement commercial dynamique et complexe.
Guide: qu’est-ce que le risque de fraude?
Avant tout, le risque de fraude fait référence à la possibilité qu’une personne ou une entité commette des actes frauduleux dans le but d’obtenir illégalement des avantages financiers, des biens ou d’autres ressources. La fraude implique généralement la tromperie, la manipulation ou la dissimulation d’informations dans le but de causer des pertes financières à une autre partie. Les actes de fraude peuvent prendre différentes formes, telles que la falsification de documents, la corruption, le vol d’identité, la contrefaçon, les détournements de fonds, les escroqueries en ligne, entre autres. Les risques de fraude peuvent survenir à la fois à l’intérieur et à l’extérieur d’une entreprise, impliquant tant les employés que les parties extérieures comme les fournisseurs, les clients ou d’autres tiers. Les entreprises mettent en place des mesures de prévention, de détection et de réponse pour minimiser ces risques et protéger leurs actifs, leur réputation et leur viabilité financière.
Lorsqu’il est question de gestion des risques de fraude, il s’agit en fait de faire l’évaluation du risque aux divers types de fraudes auxquels votre entreprise est vulnérable, autant à l’interne, qu’à l’externe. La gestion proactive de ce risque est plus que conseillée, car comme mentionné dans notre introduction, elle permet aux entreprises de développer une approche structurée et définie dans le cas d’une exposition à des activités frauduleuses. En tant qu’entrepreneur, ce cadre de gestion vous offre également la possibilité de mettre en place des mesures de prévention de la fraude parmi votre personnel, ainsi que de détecter les individus impliqués dans des actes frauduleux.
De plus, lorsqu’un incident ou un cas de fraude se produit, il est reconnu que cela démoralise votre personnel, en plus d’entraîner une perte de confiance de la part des partenaires d’affaires.
On ne peut malheureusement pas réduire ce risque à zéro, mais on peut effectuer des travaux en amont pour le réduire le plus possible, ce qui amène tout de même une amélioration continue dans votre cadre de gestion.
Comment évaluer votre risque de fraude : les étapes en rafale
- Identifier les risques de votre entreprise;
- Évaluer les impacts des risques identifiés à l’aide de discussions avec votre personnel opérationnel et, le cas échéant, avec votre département juridique pour évaluer les impacts légaux;
- Identifier vos contrôles qui permettent d’atténuer les risques;
- Vérifier si vos contrôles fonctionnent efficacement; et
- Évaluer votre risque de fraude résiduel et mettre en place des contrôles d’atténuation s’il y a lieu, ou effectuer l’action appropriée.
Par la suite, un expert en fraude pourrait examiner ce document afin de présenter un plan de travail sur la surveillance à effectuer. Le plan devra contenir les rôles et responsabilités de chacun ainsi que les étapes pour y parvenir.
Cet exercice doit être fait périodiquement (par exemple à chaque année), car l’environnement de contrôle de votre entreprise n’est pas fixé dans le temps, elle évolue.
Pourquoi est-il impératif d’établir un cadre ou une surveillance du système de gestion des risques de fraude?
Il est nécessaire d’établir une surveillance du système de gestion des risques de fraude pour plusieurs raisons cruciales, dont voici quelques-unes des principales :
- Détection précoce de la fraude : La surveillance régulière permet d’identifier rapidement les activités suspectes ou inhabituelles, ce qui permet de détecter la fraude à un stade précoce. Cela offre la possibilité de prendre des mesures rapides pour minimiser les pertes et empêcher que la fraude ne s’aggrave.
-
Réduction des pertes financières : La fraude peut produire des conséquences financières graves pour une entreprise, entraînant des pertes importantes. Une surveillance adéquate permet de minimiser ces pertes en identifiant les transactions frauduleuses et en les arrêtant, et ce, idéalement, avant qu’elles ne causent des dommages considérables.
-
Protection de la réputation : Les fraudes peuvent nuire considérablement à la réputation d’une entreprise. Une entreprise qui ne parvient pas à empêcher ou à gérer efficacement la fraude risque de perdre la confiance de ses clients, de ses investisseurs et du grand public. La surveillance proactive témoigne de l’engagement de l’entreprise à protéger ses parties prenantes et peut atténuer les dommages à sa réputation.
-
Conformité réglementaire : De nombreuses industries sont soumises à des réglementations strictes en matière de lutte contre la fraude. Une surveillance adéquate est nécessaire pour s’assurer que l’entreprise respecte ces réglementations et évite les sanctions légales potentielles.
-
Amélioration continue du système : En surveillant constamment le système de gestion des risques de fraude, une entreprise peut identifier les lacunes et les faiblesses dans son processus de gestion des risques. Cela permet d’apporter des améliorations continues pour renforcer l’efficacité de la prévention et de la détection de la fraude.
-
Protection des clients : Les clients font confiance à une entreprise pour protéger leurs informations personnelles et financières. Une surveillance adéquate de la fraude contribue à maintenir cette confiance en empêchant les vols de données et les activités frauduleuses qui pourraient compromettre la sécurité des clients.
-
Prévention de la fraude interne : Les fraudes ne sont pas seulement externes à l’entreprise, elles peuvent également être commises par des employés à l’interne. Une surveillance adéquate permet de repérer les signes avant-coureurs de fraudes internes et de prendre des mesures pour les arrêter.
La surveillance du système de gestion des risques de fraude est donc essentielle pour protéger les finances, la réputation et la légitimité d’une entreprise et elle permet de maintenir la confiance des parties prenantes et de préserver la stabilité de l’entreprise à long terme.
Avez-vous mis en place une politique de prévention et de détection de la fraude?
Lorsque l’exercice de l’évaluation des risques de fraude est complété et que des contrôles et des stratégies d’atténuation ont été mis en place, il est fort recommandé d’établir une saine gouvernance de ces risques, qui peut s’intégrer dans une Politique de gestion des risques qui deviendra concrètement l’élément clé. Cette dernière devra être claire et divulguer vos attentes envers la gestion du risque de fraude. Elle devrait contenir minimalement les éléments suivants :
- La définition des rôles et responsabilités eu égard aux risques de fraude de tout un chacun;
- Un énoncé afin de favoriser une culture où la fraude ne sera pas tolérée et que les employés sont libres, sans représailles, de divulguer des irrégularités;
- La bonification de la connaissance de vos employés, gestionnaires et dirigeants dans votre entreprise eu égard à la fraude, ses enjeux et ses répercussions;
- Les procédures officielles lors qu’un processus d’enquête est requis; et
- La fréquence des mises à jour des évaluations des risques de fraude et de son responsable.
Vous pouvez également divulguer vos attentes en termes de prévention et de détection au sein de votre entreprise et détailler les actes frauduleux qui seront sanctionnés.
Tout comme l’évaluation des risques, cette politique devrait être revue périodiquement et elle devrait être transmise aux employés.
Quels sont les avantages d’une telle politique?
Tous vos employés, gestionnaires et dirigeants doivent considérer ce risque présent dans tous vos processus ainsi que le risque réputationnel qui peut en découler lors d’un incident de fraude. Une telle politique comporte des avantages importants :
- La sensibilisation de tous aux risques de fraudes, qui sont nombreux et émergents;
- Elle représente un effet dissuasif pour les individus malveillants;
- La communication de méthodes simples et efficaces de dénonciation et de résolution des incidents;
- Des plans d’action simples et connus en cas de fraude présumée;
- Le rehaussement de vos processus internes pour donner suite à des évènements de fraude; et
- Une saine gestion de votre risque réputationnel.
Les servives-conseils de Demers Beaulne
Nous pouvons vous assister dans l’identification et l’évaluation de vos risques, la conception de contrôles d’atténuation ainsi que dans la rédaction d’une politique adaptée à votre entreprise selon votre environnement de contrôle et vos risques d’affaires.
Pour en savoir plus sur la fraude en entreprise, nous avons fait une série d’articles à ce sujet, dans le cadre du mois de la prévention de la fraude.
Si vous souhaitez obtenir des conseils, n’hésitez pas à contacter notre équipe de gestion des risques en services-conseils.
Plus de questions? Nous y répondons.
Quelle est la différence entre fraude et corruption?
La fraude est généralement définie comme un acte malhonnête commis avec l’intention de tromper. Elle peut prendre diverses formes, telles que le vol, le détournement de fonds ou la falsification de documents, et a pour objectif de procurer un avantage financier ou personnel illégitime à l’auteur de la fraude.
La corruption, quant à elle, est un phénomène plus large qui implique généralement l’abus d’un pouvoir conféré pour un gain personnel. Elle peut se manifester par l’offre, la promesse, le don, l’acceptation ou la sollicitation d’un avantage indu, dans le but d’influencer l’action d’une personne en position de pouvoir.
Il est pertinent de noter que ces deux phénomènes peuvent coexister et se renforcer mutuellement au sein d’une même organisation.
Quelles sont les obligations de l'auditeur interne au regard de la fraude?
Face à la fraude, l’auditeur interne a plusieurs obligations. Il doit :
- Évaluer la gestion des risques de fraude de l’organisation, en mesurant l’efficacité des contrôles mis en place pour prévenir et détecter les fraudes;
- Détecter les signaux d’alerte de fraude, aussi appelés « red flags ». Ces signaux peuvent varier selon le contexte de l’entreprise et le type de fraude envisagé;
- S’assurer de la pertinence et de l’efficacité du contrôle interne. Cela implique une compréhension précise des processus internes de l’entreprise et des risques spécifiques qu’elle rencontre;
- Participer activement à la prévention de la fraude en formulant des recommandations pour améliorer les contrôles internes et les procédures de l’entreprise; et
- Agir, en cas de détection de fraude, en suivant les procédures établies pour signaler les actes répréhensibles.
