Le présent article provient de la firme DMCL et fait partie du bulletin trimestriel sur l’actualité canadienne, une publication élaborée par les cabinets canadiens membres du réseau Moore Amérique du Nord. Il aborde les stratégies permettant aux entreprises de se préparer efficacement à un audit financier, une thématique qui correspond parfaitement à notre mission d’être votre partenaire privilégié dans votre réussite, en vous tenant informés des évolutions importantes dans l’actualité canadienne.
Les audits ne doivent pas nécessairement être redoutés. Dans le meilleur des cas, ils donnent à vos parties prenantes confiance dans vos chiffres et ils fournissent à la direction des informations précieuses sur la manière d’améliorer leurs processus. La clé réside dans la préparation. En effet, en vous organisant avant l’arrivée des auditeurs, vous pouvez maintenir le processus sur la bonne voie, éviter les retards inutiles et rendre ainsi la saison des audits beaucoup moins stressante.
Ce guide présente diverses mesures que les entreprises canadiennes peuvent prendre pour se préparer à un audit, qu’il s’agisse d’une entreprise privée relevant des normes comptables pour les entreprises privées (ASPE) ou d’une société cotée en bourse suivant les normes internationales d’information financière (IFRS).
Harmonisez la portée, le cadre et les délais
Commencez par une harmonisation rapide : confirmez le cadre de l’information financière, les nouvelles normes ou politiques, les entités concernées et les dates clés. Finalisez votre lettre de mission, convenez d’une réunion de planification et demandez dès que possible une liste préparée par le client (PBC). Si vous avez des changements importants cette année, tels que des acquisitions, une nouvelle source de revenus ou encore un changement de système, signalez-les lors de la planification afin que les procédures et les délais d’audit reflètent la réalité.
Clôturez les comptes de manière claire
Une clôture claire est le moyen le plus rapide d’assurer un audit sans heurts. Rapprochez les comptes bancaires, les dettes, les créances et les grands livres auxiliaires de paie avec le grand livre général. Reliez la balance de vérification à vos documents de travail et résolvez les comptes en attente et de compensation. Documentez les procédures de clôture, en particulier en ce qui concerne les ventes, les achats et les encaissements de fin d’année. Si vous prévoyez des ajustements après la clôture, suivez-les dans un seul calendrier afin que la direction, les services financiers et les auditeurs travaillent toujours à partir de la même version.
Organisez les documents que les auditeurs demandent systématiquement
La plupart des listes PBC suivent un modèle. Les avoir à disposition vous fera gagner beaucoup de temps :
- Documents d’entreprise, procès-verbaux récents du conseil d’administration et des comités, et contrats clés;
- Relevés bancaires et rapprochements, accords de dette, calculs de clauses restrictives;
- Âge des créances et des dettes, notes de crédit, conditions importantes des clients et des fournisseurs;
- Justificatifs des revenus et des achats, y compris les contrats-cadres de services, les cahiers des charges et les lettres d’accompagnement;
- Roulage des stocks, méthodologie de calcul des coûts et résultats récents des inventaires physiques;
- Roulage des immobilisations corporelles, ajouts, cessions et justificatifs pour les évaluations de dépréciation;
- Registres et calculs des contrats de location, en particulier pour les directives IFRS 16 ou ASPE en matière de contrats de location;
- Calendriers de paiement en actions, plans d’options et justificatifs d’évaluation;
- Récapitulatifs de paie, versements et plans de primes ou de commissions;
- Lettres juridiques, résumés d’assurance et suivi des sinistres;
- Examen des événements postérieurs et liste des parties liées et des transactions avec des parties liées.
- Gouvernance et surveillance : les sociétés cotées en bourse disposent d’un comité d’audit au niveau du conseil d’administration qui supervise les rapports externes. Les sociétés privées peuvent reproduire ce modèle avec un comité financier ou avec un comité consultatif, améliorant ainsi la responsabilité et accélérant la prise de décision;
- Contrôles et certifications : les directeurs généraux (CEO) et les directeurs financiers (CFO) des sociétés cotées en bourse certifient les contrôles de divulgation et le contrôle interne des rapports financiers à chaque période. Les entreprises privées bénéficient d’une documentation allégée, mais tirent néanmoins profit des approbations définies, des contrôles d’accès et des listes de contrôle rigoureuses;
- Fréquence des rapports : les entreprises publiques suivent un calendrier fixe pour les dépôts intermédiaires et annuels, ainsi que pour la divulgation continue. Les entreprises privées peuvent adopter un calendrier similaire afin de réduire les exercices d’urgence et de rendre le calendrier des audits prévisible;
- Comptabilité complexe : les émetteurs publics sont plus souvent confrontés à des domaines tels que les regroupements d’entreprises, les segments, la juste valeur et les paiements fondés sur des actions. Les entreprises privées sont également confrontées à ces questions, il est donc toujours recommandé de consigner les hypothèses et les méthodes utilisées.
De plus, conservez le tout dans un emplacement partagé sécurisé, nommez les fichiers de manière cohérente et évitez les doublons. Un index bien tenu est plus efficace que n’importe quelle réunion sur l’état d’avancement.
Documentez vos processus et vos contrôles clés
Les audits ne se limitent pas à vérifier des chiffres, ils évaluent également la manière dont ces chiffres sont générés. De brèves descriptions des processus ou de simples organigrammes pour les revenus, les achats, la paie, les inventaires et la clôture financière aident les auditeurs à comprendre d’où proviennent les données, qui les approuve et comment les changements sont contrôlés. Notez le système d’enregistrement pour chaque processus, les rapports clés utilisés, les contrôles d’accès des utilisateurs et toute solution manuelle. Une documentation de taille appropriée est acceptable, à condition qu’elle soit à jour et qu’elle reflète le fonctionnement réel de l’équipe.
Planifiez les inventaires et les autres procédures sur le terrain
Si vous détenez des inventaires ou des actifs physiques de valeur, coordonnez le calendrier des inventaires et des visites sur site. Assurez-vous que les instructions d’inventaire soient claires, que les tickets soient pré-numérotés, que les articles obsolètes ou endommagés soient signalés et que les sites tiers soient pris en compte. Pour les entreprises de construction ou travaillant sur des projets, préparez la facturation au fur et à mesure de l’avancement des travaux ainsi que les justificatifs des travaux en cours. Une coordination précoce permet d’éviter les précipitations de dernière minute qui se répercutent sur l’ensemble de l’audit.
Anticipez les revenus et les estimations importantes
Les revenus et les estimations suscitent de nombreuses questions lors des audits. Assurez-vous que vos notes de politique comptable sont à jour et correspondent à la façon dont vous gérez votre entreprise. Dans le cadre des normes IFRS, cela implique souvent de documenter les obligations de performance, les contreparties variables et les conclusions relatives au rapport principal-agent. Dans le cadre des normes ASPE, concentrez-vous sur les critères de comptabilisation, sur l’évaluation et sur la recouvrabilité. Pour les estimations telles que la dépréciation, les pertes de crédit attendues, les obligations de démantèlement, les justes valeurs et les paiements fondés sur des actions, fournissez les méthodes, les hypothèses clés et les analyses de sensibilité, car une documentation claire de la direction raccourcit le cycle d’examen.
Constituez la bonne équipe pour la saison d’audit.
Désignez un chef de projet interne qui sera responsable de la liste PBC, coordonnera les réponses et suivra l’état d’avancement. Identifiez les responsables des processus pour les revenus, les achats, la paie, les inventaires et la clôture financière, et convenez des délais de réponse pendant le travail sur le terrain. Votre équipe externe comprend généralement des auditeurs, des conseillers en valeurs mobilières si vous êtes une société cotée en bourse, un agent de transfert et un service d’assistance aux relations avec les investisseurs. Ajoutez à cela une équipe ou des consultants spécialisés dans l’information financière qui peuvent vous aider dans la conversion aux normes IFRS, dans les transactions complexes et lors de la rédaction des informations à publier. Lorsque les rôles sont clairement définis, les questions trouvent une réponse unique, et non cinq réponses différentes.
Considérations relatives aux sociétés cotées en bourse, en bref
Les sociétés cotées en bourse fonctionnent à un rythme plus soutenu et sont soumises à des exigences supplémentaires en matière de gouvernance et de certification. Les entreprises privées peuvent de plus conserver bon nombre de ces disciplines, à une échelle adaptée à leurs activités :
Organisez une semaine d’audit pour garantir le succès
Convenez d’un point quotidien, des participants et de la manière dont les questions seront transmises. Utilisez un seul outil de suivi pour les demandes, les réponses et les points en suspens. De plus, fournissez rapidement des échantillons et regroupez les pièces justificatives dans un seul fichier PDF ou dossier par échantillon, afin que rien ne soit oublié. Enfin, dressez une liste succincte des décisions et des jugements en suspens qui nécessitent l’avis de la direction. À la fin du travail sur le terrain, mettez-vous d’accord sur les ajustements proposés, les améliorations à apporter à la divulgation et les suivis, puis planifiez tôt la révision de la lettre de représentation de la direction afin d’éviter les surprises de dernière minute.
Un audit plus fluide, année après année
Les audits les plus efficaces reposent sur des habitudes, et non sur des exploits. Clôturez les comptes de manière claire, tenez la documentation à jour, répétez votre calendrier et fournissez à votre équipe et aux auditeurs une source unique d’informations fiables. Que vous soyez une entreprise privée cherchant à réduire les perturbations ou une entreprise publique se préparant à un cycle de dépôt chargé, ces étapes transforment l’audit d’une échéance en une valeur ajoutée.
