Mise à jour le 3 novembre 2020

Équipe de comptabilité réduite: bienvenue à l’ère des automatisations!

Il va sans dire que les récents événements ont eu un impact considérable sur les entreprises durant les derniers mois. Plusieurs d’entre elles ont été forcées d’effectuer des mises à pied temporaires et/ou permanentes les obligeant maintenant à travailler dans un contexte d’équipe réduite.

Dans le cadre d’une équipe de comptabilité réduite, la technologie devient votre plus grand allié. Il devient prioritaire d’optimiser nos processus comptables afin de réduire les tâches d’entrée de données et de bien penser nos systèmes et nos intégrations entre ceux-ci.

La recherche et le développement d’outils de comptabilité automatisés faisant appel à de l’intelligence artificielle sont exponentiels, pour le bonheur des entreprises. En effet, la tendance se dirige davantage vers l’analyse de données comptables et le conseil à la stratégie d’affaires qu’au niveau de la saisie de données elle-même.

Ici, nous aborderons donc comment automatiser certaines tâches comptables et ainsi permettre à vos équipes de gagner du temps qu’ils pourront investir là où ça compte réellement.

Comptes fournisseurs

À l’ère numérique, les factures de fournisseurs papier se font rares et sont remplacées par des fichiers numériques. Des outils de reconnaissance de caractères peuvent vous permettre de lire ces documents, de faire l’extraction des données et d’en faire la saisie automatiquement dans vos systèmes comptables.

Il vous est également possible d’y relier votre boîte courriel ou encore d’utiliser des applications mobiles pour prendre des photos des reçus sur-le-champ afin d’éviter des retards et des oublis. Tous vos documents sont ainsi réunis sur la même plateforme Web et vous pouvez donc les consulter en tout temps, de partout.

Au niveau des paiements de vos fournisseurs, certaines applications permettent de se connecter à votre système comptable et à votre banque simultanément afin de générer et de comptabiliser par le fait même les paiements à vos fournisseurs. Ces systèmes utilisent des normes de sécurités et des approbations rendant le processus sécuritaire et fiable.

Connexion bancaire

La grande majorité des institutions financières se sont alliées avec certains fournisseurs de systèmes de comptabilité afin d’y pousser de l’information de manière sécuritaire. Ce que ça veut dire? Vous pouvez avoir accès à vos soldes et transactions bancaires directement de votre système comptable. Traitez ainsi plus rapidement ce type de transactions.

Pour être encore plus optimal : ajoutons l’intelligence artificielle pour se créer des règles de comptabilisation automatique. Fini les conciliations bancaires longues et laborieuses.