La fraude dans les OBNL – Que ce soit par la réception d’une bourse scolaire, la participation à des activités sportives ou communautaires, les particuliers bénéficient, au cours leur vie, d’une multitude de services provenant d’organismes à but non lucratif, ci-après « organisations ».
Toutefois, les organisations n’ont pas toujours les ressources financières et matérielles nécessaires pour répondre efficacement à la demande. Combiné à d’autres enjeux, cela peut amener votre organisation à ne pas remplir efficacement son mandat et restreindre l’implantation de contrôles efficaces à l’interne. Souvent, la confiance que les membres s’accordent entre eux fait office de contrôle.
C’est en tirant partie de ce climat de confiance et des faiblesses de contrôles que des bénévoles, des employés, des membres de la haute direction et des administrateurs, ci-après « intervenants », peuvent saisir l’opportunité de commettre une fraude. Les salaires moindres qu’en entreprise et le don de temps sans compensation financière constituent généralement les raisons pour lesquelles un individu commet une fraude.
EXEMPLES DE FRAUDES ET DE CONTRÔLES
Conflit d’intérêts
Une situation de conflit d’intérêts, réelle ou apparente, survient lorsqu’un intervenant a la possibilité de favoriser ses intérêts personnels ou ceux d’autres personnes liées au détriment des intérêts de l’organisation et que la situation n’est pas divulguée aux autres intervenants.
Un administrateur propose de signer un contrat de service avec une entreprise sans divulguer aux autres administrateurs qu’il possède des intérêts financiers dans celle-ci. De cette situation de conflit d’intérêts non signalée, il pourrait en résulter la perpétration d’un stratagème de surfacturation des honoraires de service pour son propre bénéfice, sachant fort bien que personne d’autre ne fera la vérification des transactions liées à ce contrat.
Astuces :
- Créer, mettre en place et faire participer les employés à l’élaboration d’un code de conduite et d’une politique relative à la déclaration de conflits d’intérêts. Les employés peuvent être plus motivés à dénoncer les comportements contraires à l’éthique s’ils sont impliqués dans l’élaboration des politiques.
- Faire participer les membres du conseil d’administration dans la surveillance des décisions prises par la haute direction en encourageant les administrateurs à poser des questions et à obtenir les réponses.
Utilisation des fonds de l’organisation à des fins personnelles
L’utilisation des fonds de l’organisation à des fins personnelles peut être faite par un intervenant pour payer ses dépenses personnelles à même les fonds de la petite caisse, de la carte de crédit de l’organisation ou par la production d’un rapport de dépenses incluant ses dépenses personnelles (ou pour soutirer un bien à l’organisation). Généralement, les transactions des dépenses personnelles ne seront pas documentées (justifiées) à l’aide d’une facture ou d’un reçu afin de ne pas révéler la raison de cette dépense.
La directrice générale utilise la carte de crédit de l’organisation afin de payer ses voyages et ses repas dans des restaurants luxueux sans rembourser l’organisation. De plus, la directrice générale n’a pas à présenter de pièces justificatives à l’appui des transactions ou des paiements puisqu’il n’y a aucune validation du rapport de dépenses par un administrateur.
Astuces :
- S’assurer de toujours obtenir les pièces justificatives originales pour chaque processus comptable. Des pièces justificatives manquantes ou altérées peuvent être un indice de fraude.
- La participation des administrateurs peut permettre de détecter plus rapidement les fraudes perpétrées par la haute direction.
Fraude reliée à la paie
La fraude reliée à la paie survient lorsque l’employé responsable de la paie utilise une ou plusieurs techniques pour augmenter sa rémunération tel que le versement de salaire à un employé fictif, le vol de temps, la comptabilisation d’heures non travaillées ou la modification non autorisée de son taux horaire.
Afin d’augmenter sa rémunération qu’il trouve inadéquate, l’employé responsable de la paie ajoute des heures non travaillées dans sa feuille de temps qui n’est pas validée par son supérieur.
Astuces :
- Établir une séparation des tâches adéquates, effectuer une rotation des postes et obliger les employés à prendre des vacances. Des variations dans l’information financière à la suite d’un changement d’employé peut être un indice de fraude.
Détournement de fonds et des biens collectés
Les employés et les bénévoles représentent le premier contact de l’organisation à qui les dons sont remis. Il y a donc un risque de détourner les fonds (ou actifs) à des fins personnelles avant leur enregistrement aux registres de l’organisation.
Un bénévole responsable de la réception, du tri et de la distribution des dons de vêtements aux personnes démunies prend quelques vêtements à chaque collecte pour son usage personnel puisqu’il n’y a pas de contrôles pour l’entrée et la sortie d’items de l’entrepôt.
Astuces :
- Exiger qu’au moins deux personnes participent à la réception des biens (ou des fonds), consigner les biens (ou fonds) au moment et au lieu de réception, effectuer des décomptes et sécuriser les lieux. La présence d’une deuxième personne réduit les opportunités de détournement d’actifs.
AUTRES BONNES PRATIQUES
- La formation auprès de vos membres restera toujours le meilleur moyen de prévention. La fraude peut porter sérieusement atteinte à la réputation de votre organisation et aller jusqu’à l’arrêt de ses activités.
- Créer, mettre en place et former les employés sur un système de lancement d’alertes de façon anonyme. La dénonciation par les employés restera toujours le meilleur moyen de détection.
Pour ces outils de prévention et de détection de la fraude ou pour d’autres, nous sommes là pour vous guider! Écrivez-nous!
Article sur la fraude dans les organisations à but non lucratif rédigé par Audrey de Rancourt-Raymond, CPA auditrice, CFE en collaboration avec Jacqueline Lemay, CPA, CA, CA,EJC, CFF.
